Fr-EDUCATION/OrganisationLogistique
From OpenOffice.org Wiki
Cette page est un aide-mémoire pour les contributeurs au projet OpenOffice.org Education, et qui souhaiteraient animer un stand lors d'un événement particulier. Vous êtes les bienvenus pour améliorer cette page
Contents |
Avant un événement
Longtemps avant le début de l'exposition
- Prévoir un planning de l'événement et le décrire sur le wiki (créer une sous-section, pas ue page à la racine)
- Informer de l'existence de l'événement sur la liste, et inviter les volontaires à se manifester (à commencer par vérifier que les dates sont ok avec les emplois du temps de chacun)
- Commencer à se renseigner pour l'accès (transport)
- Inviter les volontaires à s'inscrire en ligne pour les badges, ou a constituer une liste pour que le responsable les obtienne
- Prendre contact avec les associations associées au stand
- Prévoir l'acheminement des bannières, de la documentation .. etc
- Acheter le matériel à vendre (si prévu)
- Prévoir un endroit où entreposer temporairement le matériel
- Établir un planning de présence des membres
- Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
- Négocier un stand mitoyen avec les associations (FSF et autres)
- Négocier courant électrique et accès au net gratuits si possible
- Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
- Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
- Penser à se faire faire des cartes de visite (pas cher, on peut imprimer des cartes prédécoupées, excellent compromis)
- Prévoir la liste des gens qui aideront à ranger le stand
Juste avant le début de l'exposition
- Faire un inventaire du matériel
- Vérifier la configuration des ordinateurs
- Accueillir les intervenants
- Distribuer les badges
- Identifier clairement les intervenants et leurs rôles
- Faire une FAQ sur les points délicats
- Décider d'un discours commun pour les questions délicates
- Vérifier que la liste des gens qui aideront à ranger le stand est toujours valide
Pendant une exposition
Prévoir quelqu'un en permanence sur le stand (pour surveiller le matériel par exemple) Si quelqu'un répond à des questions, penser au matériel Apporter un ravitaillement ( de l'eau en priorité) Penser à prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient. Faire une listes des thèmes abordes par les contacts
Après une exposition
Juste après l'exposition
- Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand, ramasser le matériel éventuellement oublié
- Rendre le matériel au Commissariat central (clés vestiaires ..)
- Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu
Plus tard
- Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
- Remercier les gens qui ont participé
- Discuter de l'événement (sorte de débrieffing)
